在组织活动的过程中，给我们成功与失败的机会只有一次。因为活动不同拍电影、电视，拍电影、电视能拍三、四组镜头，最后再重新编辑，但是策划活动每一次都是现场直播，一旦出现失误就无法弥补了。在这方面我们有一个比较深刻的教训。香港回归以前，我们在广州做过一个穗、港、澳青年大联欢活动，按原策划准备在开幕式上进行三地青年代表交换三地旗帜的仪式，以示交往的开始，这个信息也早已在媒体上发布，结果到开会时，工作人员把交换的旗帜忘记带到会场，再回去取为时已晚，会议只好临时取消了这个仪式。活动策划编排，尤其企业中重要节庆的员工活动，是提高企业凝聚力的常用方法。策划的程序、方法是否来得及实施？这样有利于策划者把活动组织的更加成功。活动策划的重点和定位,活动策划是要有目的、定位的协调组织。重点是三个条件：

活动要有鲜明的目的性和精确的定位。活动人力、物力资源，如一产品要进入一个地区，恐怕要花几百万元的宣传费用。我们最近在上海为内蒙古一个公司做上市公关，费用开支达数百万元。这样大的成本，为什么还要组织呢？当然是为了企业的传播需要，为了吸引更多的人去购买他的股票，这是活动的目标、定位。没有目的而耗费资金做活动是不可能的，目的不鲜明也是不值得的、这就是定位的重要性。我们经常遇到这样一些厂家，看到人家公司庆典活动，他也要做庆典活动，而且要求活动更热闹，规模更大、规格更高，但不知为什么,在活动中要传播什么信息也不清楚，显然没有目的性。

一个活动往往要投入的资金和费用都是比较大的，绝对不可能用很少的资金做出很大的活动。南京展览公司我们可以提倡一个铜板掰成两个甚至是多个来花的精神，但高投资是最基本的特点。如果不是特别的需要，一般不要动辄使用活动的手段。要有计划性。凡事都应有计划，活动更不例外，而且更要求有周密的计划。众多人参与是活动重要的概念。既然是活动，就应该有众多的人参与，但并不是参与人数多就是活动。一个单位有一万个职工，要开一个全体大会，也是众多人参与，你能说这是活动吗？活动和小型活动的根本区别不仅在于参与人的数量，而是在于活动的社会化程度。
 

应该有一个比较能够表达我们主题的氛围设计，今天大家在大会会场看到大会主题形象宣传板，很清晰，而且它有中英文，这些宣传板带出这次大会主题氛围，也带出了国际公共关系交流的概念，这是很用心思的策划。我们应该重视通过场地的设计，气氛的设计，把活动的主题氛围带出来，这点往往有很多人不太重视，他们只考虑某一个活动环节上的创意，而忽略了场地上的创意。围绕整个组织机构的组织形象策略和近期公关目标而确立目标。我们在一些院校讨论这个问题的时候，很多学生喜欢问：假如一个机构的公关目标跟社会需求发生矛盾时，你作为该机构的公关顾问，应该怎样处理这个问题？其实这样的问题非常简单，一个组织的形象只有永远与社会协调同步，才有可能在社会环境中树立起它的良好组织形象，如果靠欺骗的手法，即使一时占领了销售市场，或者说提高了市场占有率，但最终还是要退出这个市场的。

公关的活动本身就是一个传播媒体，其作用像一个大众传播媒介，只不过这个传播媒介在活动没有组织之前是不发生传播作用的，一旦这个活动开展起来，就能产生良好的传播效果，我们还应该注意到活动本身吸引了公众与媒介的参与，因此，活动的信息是通过媒介或者是通过公众传播的，这是我们在策划活动的过程中必须考虑到一个很重要的特点。