而由于竞争日趋激烈,会展工厂需求水平和结构不断更新,市场环境变化很快.在这种情况下,即便是一个最适当的会展策划,也会因市场环境、约束条件和影响因素的变化而不得不调整.现代展览策划在一方面体现出其科学性的同时,还具有相当的灵活性，会展业作为新兴服务业,是2l世纪的朝阳产业,有着巨大的发展潜力.它带动纺织服装,住宿,餐饮,通讯,旅游,购物等相关产业,那么如何策划一场成功的会展呢?

首先，我们先看第一阶段。决策阶段，先是展出决定，展出决定需要考虑多方面因素：(一)内部有无发展需要(营销需求)(二)外部何处市场有潜力(市场条件)(三)应使用何种营销手段(四)内部有多少资源可以利用(内部条件)。活动的主题与形式必须符合展会的需要，能进一步丰富和完善展会的基本功能，有助于展会吸引更多潜在企业参展和观众参观，有助于活跃展会现场气氛但不影响企业展出和观众参观，活动本身要能产生较好的效果，我们说会展是一种很好的营销方式，但应注意选择营销方式要综合多方因素：营销目标和战略，市场环境和条件，营销方式本身的形式和作用。无论那种方式只要能很好的达到目标，并使成本效益最低就是好方法。所以不一定要选择会展。另外还要考虑内部条件，比如财力，人力，精力(注意展览筹备时间要在6个月以上，且不能中断)
如果综合分析之后确定要参展，要制定展出目标：制定恰当的目标是展出成功的必要条件。展出目标包括基本目标，产品目标，价格目标，宣传目标，销售目标，管理目标。如果是集体展出还要有集体目标。制定目标一定要有依据，要全面考虑展出与其他工作的关系，要实际，有重点，具体，稳定，落实。

会展的后续工作很多，实施效果评估是最重要的一种。另外，建立客户信息数据库发展，发展客户关系，洽谈签订合同。据统计60%的业务是在会展后达成的要求参观者填写调研表格，然后送上富有创新意义而实用的赠品。让您的员工接受训练，学习介绍产品和提供服务、熟悉展览会的礼仪、知道怎样达成交易、熟练制定一个销售带头人、让贸易保持活力。

南京展览公司展出选择;首先对展览种类进行选择也即在性质，内容等大的方面选择符合展出者营销目标要求的展览项目。二，选择在时间，质量等具体方面合适的项目。
宣传和公关要制定媒体策略。现代社会，人与人之间、企业与企业之间都需要交流，而信息交流的主要载体是各种各样的煤体。会展组织者要根据有限的广告预算以及举办会议或者展览会的需要和条件，来选择合适的媒体，在选择媒体的类型时需要综合考虑目标受众的媒体习惯、产品性质、信息类型以及广告成本等因素。设计与施工需要设计策略。商业展览展示设计是以传达展览信息、吸引参观者为主要技能的有目的、有计划的环境、展台、展品设计。设计策略要详细具体，操作性强。
撰写策划方案。包括从构想、分析、归纳、判断，一直到拟订策略、方案的实施、事后的追踪与评估过程。广义的会展策划可以涵盖经市场调查而成生的市场可行性研究报告、项目意向书、项目建议书以及广告策略方案、宣传手册等，包括围绕会展展前、展中、展后所有的策划文案，展台准备阶段 ： 也即会展设计阶段，要注意展示空间设计，会战陈列设计，会展照明，色彩设计等另可为你的展览会设计一个主题，如果你试图接触某个特定的团体，就得设计一个主题去对那个团体表明你的意图。
展出策划。展出策划有四大因素：(1)明确人员及分工(2)确定工作事项及顺序(3)规定时间和期限(4)规定费用标准 ： 制定预算方案。预算方案指定的好坏直接影响会展的收益以及效益。预算方案的制定要有计划、有步骤，不断更新信息。一般来说制定一份会展预算应包括以下内容：1.历史数据。2.行政管理费。3.收益。4.固定费用。5.可变费用。6.详细开列的项目。7.调整控制。
展览策划方面包含拓展与组团，联络与谈判。其中，拓展与组团要先进行拓展宣传(注意宣传对象，宣传内容，宣传方式)，选择参展者，还要注意组团管理等。而联络与谈判方面则主要和主办方的交涉，要和主办方保持良好的关系，对参展的作用不言而喻。